Data i sig har inget värde. Det är först när data kan
tolkas, analyseras, förädlas och inte minst hittas, som den kan bli värdefull
för att driva organisationen och verksamheten framåt. En strategi för lagring
och hantering av data är nödvändig för att kunna skapa värde.
De flesta företag lider av ett djupt rotat samlarbeteende.
Det läggs stor energi på att skapa protokoll, mötesanteckningar, undersökningar
och arbetsmaterial – som sedan hamnar i outgrundliga filstrukturer, så
svåröverskådliga att endast den som skapat materialet kan hitta det. Gammalt
arkivmaterial ligger sida vid sida med aktuella dokument och mängden data i sig
gör det svårt att se träden, eftersom det är en digital skog i vägen. De flesta som rannsakar sig själva kan antagligen översätta
företagets samlarbeteende till den privata sfären; hur ser det egentligen ut
med dina vackra semesterbilder från 2010 och de hundratals osorterade bilderna
på barnen eller barnbarnen?
Strukturera er ostrukturerade data
Ett strategiskt grundarbete är nödvändigt för att kunna
skapa värde från den ostrukturerade data ni skapar. Det som är extra utmanande
i sammanhanget är att det oftast är den ostrukturerade datan som är svårast att
strukturera. Med ostrukturerade data menas data som saknar en datamodell
och som inte lagras på ett fördefinierat sätt – tänk: det som vi skriver. Den
strukturerade datan – tänk för enkelhetens skull innehåll i exempelvis CRM-
eller lönesystem – är de flesta organisationer förhållandevis bra på att ta
hand om och hantera.
Börja att hantera det svårhanterliga
Strategin för dokumenthantering bör vara holistisk, i
meningen att den tar hänsyn till organisationens arbetssätt,
åtkomsträttigheter, vad som lagras och hur länge. På en taktisk nivå är en god början att skapa enhetliga
gränssnitt för er data. Om det handlar om en filserver, Sharepoint eller ett
dokumenthanteringssystem är mindre viktigt. Nyckeln är att alla berörda vet att
det finns ett sätt att komma åt datan och inte behöver lägga kraft på vilket
system som ligger bakom, eller om dokument X ligger på filserver Y eller Z.
En annan viktig del är presentationen av data. Om vi tar
filservern som exempel, på en taktisk nivå, handlar det om till exempel
mappstrukturer och en logisk representation baserad på linjeorganisation eller
funktioner. I exemplet med dokumenthanteringssystem ges ofta möjlighet till mer
tvärfunktionella strukturer genom att arbeta med märkning och klassificering av
data. Om vi gör ett strukturerat och planerat arbete kring
presentation av data kommer vi också få hjälp med viktiga säkerhetsaspekter som
åtkomst till och bevarande av data.
Minska antalet träd i skogen
Genom att blanda inaktuella data med aktuella riskerar vi
att tappa bort oss bland de mängder dokument vi genererar i organisationen.
Vilket Word-dokument av de tio vi har framför oss är egentligen det aktuella?
Återigen är strategin för dokumenthanteringen avgörande – vad behöver vi spara,
hur arkiverar och versionshanterar vi. De tekniska möjligheterna är i det
närmaste oändliga och det mesta går att automatisera, så länge strategin och
målen för dokumenthanteringen får styra – snarare än de tekniska möjligheterna.
Värdet i din data
När vi har grundstenarna på plats – gränssnitt, presentation
och aktualitet – kan vi lyfta blicken och fundera kring innehållet. Vad kan och
bör vi skapa för innehåll och vilket värde ger det oss? Ett första steg är att
verksamheten tar ägandeskapet över dokument- och lagringsstrategier. Och inte
ser det som IT-avdelningens utmaning, som kan lösas genom att köpa mer lagring
till filservern.
Om du behöver hjälp att utveckla din strategi för
dokument- och informationshantering finns vi på BiTA såklart till din hjälp.
Oavsett om ni står inför utmaningar med GDPR, moln-migreringar eller business
as usual så är antagligen er ostrukturerade data bland det viktigaste att skapa
en struktur och strategi för.
Mats Leonéus
Managementkonsult på BiTA med spetskompetens inom informationshantering
FAKTARUTA - Välkommen till zettabyte-eran!
Redan 2016 uppskattade IT-företaget Cisco att den globala
nätverkstrafiken nådde 1,2 zettabyte. Det motsvarar ungefär innehållet på 255
miljarder DVD-skivor. Och mängden data vi skapar och lagrar ökar lavinartat.
När vi når år 2025 kommer mänskligheten, enligt analysföretaget IDC, att ha
lagrat 163 zettabyte data.
Uppskattningar pekar på att runt 80 procent av den
data som är av värde för verksamheten existerar i ostrukturerad form.