Vi har nog alla varit där, antingen som projektledare, projektdeltagare
eller kanske rent utav beställare? I ett projekt som från början ser sådär
enkelt ut och "rakt på sak".
Det kanske inte ens behövs någon projektplan? Beställarens beskrivning av
som skall åstadkommas är ju så tydlig och självklart så har vi tillgång till
alla nyckelresurser.
Styrgrupp? Nej det hade vi nog inte tänkt men självklart kan vi tillsätta
en sådan. Det kan ju vara bra att ledningen får insyn i detta statusprojekt
också.
Behöver jag nämna att budget inte är något problem så länge vi blir klara i
tid?
Så där står du nu som projektledare, med ett prestigeprojekt utan
budgetramar. Ett projektmål som definierats muntligt av beställaren och
projektdeltagare som är utsedda av densamma men ännu inte informerade.
Du har dock fått instruktionen att ta kontakt med dessa och bjuda in dem
till projektet med hänvisning till beställaren. En styrgrupp har du också
blivit tilldelad, framförallt höga chefer som tyvärr inte heller är informerade….än.
Efter 4 veckor har du äntligen lyckats få ihop alla kalendrar hos
styrgruppsmedlemmarna. Beställaren har meddelat att det nog är bäst om han
leder mötet då han är van att arbeta med övriga deltagare.
Du accepterar och sedan inleds mötet med en vision och beskrivning av
projektet som du inte alls känner igen. Helt plötsligt har lösningen blivit
mycket större och verkar även som att resultatet kommer levereras mycket
tidigare än vad du sett framför dig. Det verkar dock inte riktigt som att
styrgruppen är helt överens om att projektet är på rätt väg utan behöver nog
täcka in ytterligare några områden för att få den effekt som verkligen skulle
behövas. Det vore även bra om arbetet var klart i god tid så man kunde presentera
det på styrelsemötet om 2 månader.
SJÄLVKLART säger beställaren innan mötestiden är slut och medlemmarna
skingras.
Nu står du där igen fast med ett projekt med nytt scope, samma resurser och
tidigarelagd leverans. Du har även en halvfärdig lösning som nu verkar få skrotas.
Känns det bekant?
Delar av detta scenario är vi nog många projektledare som känner igenom oss
i, oavsett om du jobbar som anställd projektledare i en organisation eller om
du är inhyrd som extern projektledare på konsultbasis. Men hur kan vi undvika
dessa till synes enkla fallgropar? Den enkla lösning på vissa av problemen ovan
är ju att dokumentera allt och sedan bara säga NEJ när något avviker från den överenskomna
planen. Då skyddar du iallafall dig själv och kommer aldrig hållas ansvarig för
något misstag. Tyvärr riskerar du att bli kortvarig som ledare för projektet
och in kanske någon annan kommer som gärna säger SJÄLVKLART istället.
En annan taktik är att dokumentera på en rimlig nivå med fokus på de tre
dimensionerna Resultat, Tid och Kostnad. De är starkt sammankopplade och det är
mycket svårt att justera en utav dem utan att det förändrar de två andra.
Framförallt avvikelser bland dessa är viktiga att dokumentera samt vilken
påverkan det har på övriga dimensioner.
Så var därför inte en NEJ-sägare. Säg SJÄLVKLART och beskriv i samma
andetag vilken påverkan de ändrade förutsättningarna får för projektets
Resultat, Tid och Kostnad.
Ett annat effektivt verktyg är att ha en utomstående projektcoach som inte
känner till några detaljer inom projektet. Antingen inom den egna
organisationen eller externt som kan hjälpa dig att fånga upp avvikelser som du
kanske själv är blind inför. En nyckel är att i största möjliga grad beskriva
utmaningar på ett generellt plan utan att fokusera på detaljer. På BiTA har vi flera
duktiga och erfarna projektcoacher som själva är vana att leda stora och
komplexa projekt. Passa också på att besök något av våra frukostseminarium
kring projektledning eller kontakta oss för att få lite stöttning i din roll. På
våra kunskapsfrukostar får du chansen att lyssna till aktuella ämnen och byta
erfarenheter med andra projektledare med liknande utmaningar som du själv.
Du känner väl förresten till Sveriges mest kända Scope
Creep?