Processbeskrivningar, rollbeskrivningar, arbetsinstruktioner, procedurer, rutiner, checklistor, policy, planer, ja listan kan göras hur lång som helst. Vi förväntas använda oss av beskrivande dokument för att styra och leda vår verksamhet. Men handen på hjärtat, är det verkligen styrdokumenten vi arbetar efter?
Medarbetaren ska kunna ställa krav på dokumentationen genom att ställa sig frågan: Vilket stöd får jag av dokumentationen och hur kan den underlätta för mig i mitt dagliga arbete? En förutsättning för att styra och leda med styrdokument, är att alla inom organisationen är införstådda med dem.
Som jag ser på saken, så behöver ledningen ställa sig likartade frågor som medarbetaren: Vilken vägledning har medarbetaren verkligen nytta av och i vilken omfattning behöver jag styra medarbetarens dagliga arbete?
Kanske är det så att vi lägger för stor vikt vid att göra rätt enligt en teoretisk mall. Kanske är vi för ivriga att dokumentera instrumentellt, när det egentligen inte har något värde kopplat till stöd för vårt arbete.Styrande dokument ska, enligt min mening, vara användbara och tillföra ett värde. Det ställer i sin tur krav på att dokumenten ses som levande och behöver hanteras enligt en livscykel.
För att dokument ska andas, bli angelägna och levande behöver det som formuleras i dokumenten betyda något och vara direkt användbara i det dagliga arbetet. Detta ska vara en självklarhet både för den enskilda medarbetaren och för ledarskapet.
Så hur går det till att skapa styrande dokument som får en betydelse och är en angelägenhet i vardagen? Det finns en princip inom processutveckling som avgöra detaljeringsbehovet för processdokumentation. Principen går att använda sig av, oavsett om det rör sig om processutveckling eller annan utveckling. Det innebär att vi behöver sätta graden av beslut, flexibilitet, effektivitet, kompetens och struktur i perspektiv av unikt eller standardiserat behov.
Bildkälla: Processbaserad verksamhetsutveckling: varför, vad, hur? - Anders Ljungberg, Everth Larsson
Resonemanget går ut på att designa dokument så att det återspeglar vad vi vill åstadkomma genom att beskriva varför, vad och hur vi ska gör det. Detta innebär att vi behöver ha ett resonemang varje gång vi tar fram ett nytt dokument som ska beskriva varför, vad och hur vi vill uppnå våra mål.
Som slutord vill jag uppmana er att se över era dokumentationer, ett i taget, och fundera på vad det tillför. Nyttan går att realisera genom att t.ex. mäta ökad produktivitet, minskad byråkrati och skönare medarbetare. Men det är ett helt annat blogginlägg!
/Michael Ramirez
Managementkonsult, Utbildare & Förändringsledare