Antagligen har du fel organisation

2021-08-16


Direktör Lisa Bakir är upprörd och förstår inte varför det ska vara så svårt att slutföra det pågående arbetet med den nya inköpsprocessen och lyfter frågan i ledningsgruppen. Efter en bitvis högljudd diskussion visade sig alla ha erfarenhet av beslut och projekt som inte blev vad som var tänkt, eller inte genomfördes alls förutom i form färgglada PPT-presentationer.
 
Bevekelsegrunderna för att initiera en ny organisation är många. Ofta handlar det om resurseffektiviseringar för att öka aktieägarvärde och intjäningsförmåga, ny teknik eller att nya chefer vill hitta en struktur de tror på. Men en organisation är ett känsligt instrument som ofta trimmats i många år för att fungera och leverera resultat, vilket skapar utmaningar. En av dessa utmaningar är att omvärlden springer så fort att många idag sitter med fel modell samtidigt som nya idéer om strukturer blir föråldrade innan de till fullo implementerats. Det är därför hög tid att hitta nya ledstjärnor och arbetssätt för hur vi organiserar oss.

Gamla lösningar i en ny tid

Sedan 90-talet har tjänsteproduktionens andel av BNP vuxit med nära 70 procent och motsvarar idag över hälften av landets samlade ekonomi. De vanligaste yrkena bland kvinnor är undersköterska, barnskötare och grundskolelärare. Det tredje vanligaste yrket bland män är programmerare och det vanligaste företagssäljare. 20 procent av hela arbetsmarknaden hamnar idag under det som kallas för gig-ekonomin, som i praktiken bara handlar om tjänster. Det är därför ingen överdrift att påstå att vi går mot ett tjänsteproducerande nätverkssamhälle.

Men trots en stor förändring av yrkesliv och arbetsmarknad väljer vi ofta likartade organisationslösningar som tidigare. Inte sällan med tveksamma resultat. Exempelvis uppger hälften av alla anställda att det varit med om en omorganisation de senaste 12 månaderna enligt statistik från SCB. Samtidigt som det finns undersökningar som indikerar att två av tre organisationsförändringar misslyckas på ett eller annat sätt. Konsekvensen blir i värsta fall sjukskrivningar, produktionsbortfall och kompetensflykt.

”Vi tränade hårt... men varje gång vi började dela upp oss i lag blev vi omorganiserade. Jag kom senare i livet att lära mig att vi tenderar att möte varje ny situation med att omorganisera... en underbar metod för att skapa en illusion av framsteg medan man framkallar förvirring, ineffektivitet och dålig moral.” Petronius Arbiter, 300 f.Kr.

En av flera orsaker till att den nya organisationen inte blir så framgångsrik som man hoppats är att management ofta föredrar traditionella funktions- eller marknadsorienterade strukturer samt varianter av matriser, vilket inte alltid är lösningen för en digital tid med bitvis automatiska flöden. De övergripande strukturerna förändras och kanske får nya chefer, allt medan den operativa vardagen fungerar ungefär som tidigare. Anledningen är att arbetsgrupperna i den nya organisationen sällan förändras utan blir mer eller mindre förblir densamma vad gäller struktur, arbetssätt och kompetens.

Om det här har fungerat sisådär tidigare, så kommer det framöver inte att fungera alls!

Nya lösningar för en nära framtid
En optimal organisation bygger på en grundläggande organisationsidé och är strukturerad efter verksamhetens affärslogik. Organisationen ska också snabbt kunna ställa om baserat på omvärldshändelser, utan att tappa den långsiktiga ambitionen och inriktningen. Ytterst handlar det om att organisationen ska fungera i en osäker, komplex och tvetydig värld.

En väsentlig drivkraft som påverkar organisationen handlar om teknik, automatisering och AI. Flöden som tidigare var mer eller mindre tydliga, blir nu närmast obegripliga för en extern betraktare. Produkter och tjänster integreras vilket kräver nya lösningar på supply chain och andra processer. Organisation, teknik, partners, flöden och affärsmodell blir till vissa delar en integrerad funktion och helhet.

En konsekvens av utvecklingen kan exempelvis bli att tillverkningen av en produkt, som tidigare var en kärnaffär, kanske inte längre är det och blir därför möjlig att outsourca om ägare och ledning så vill. Samtidigt blir tjänstetillverkningen i samma företag, men i huset bredvid, den nya kärnaffären vilket gör det omöjligt att organisera verksamheten som tidigare.   

Agilt eller inte?
Som ett svar på utvecklingen väljer många agila arbetssätt vilket kan passa bra när ett projekt vill ha löpande snabba resultat, när det är en föränderlig situation (eller bransch), eller slutprodukten inte är fastställd utan successivt kan växa fram under arbetets gång. Ett agilt förhållningsätt passar dock mindre bra när kostnader för ändringar är höga och projektet är beroende av flera externa parter. Än värre blir det om organisationen saknar en långsiktigt hållbar riktning som bland annat styr upp strategisk planering, beslutsfattande och exekvering. En framgångsrik organisation vilar därför, oavsett val av arbetssätt, på en organisatorisk idé som vägleder ledare och medarbetarna hur verksamheten ska agera i relation till bland annat resursallokering, beslutsfattande/ledarskap och kompetens/mandat.

Det är därför dags att tänka om och förbereda oss för den snabba teknikutveckling som knappt har börjat, men som kommer att vända upp och ned på det mesta. Det går inte att möta framtiden med gårdagens lösningar – vi måste våga att möta utvecklingen med nya tankesätt. En utveckling som handlar om att snabbt kunna anpassa en verksamhet till kundernas allt högre krav på valfrihet, variation och tjänster.

Att förändra är givetvis förknippat med utmaningar då organisationer som är mer dynamiska ställer stora krav på människa, ledarskap såväl som struktur och process. Men detta är inte något nytt då det med framgång tillämpas i vissa kunskapsbyråer som arbetar med kommunikation, IT, kvalificerad analys och tvärtemot vad många tror, en del militära förband. Därmed finns modell och de arbetssätt som krävs för att organisationer ska kunna möta framtiden med stärkt konkurrenskraft.

Flexibilitet som ledstjärna
Några av de viktigare utmaningarna för att verksamheten ska få ett stärkt existensberättigande är, förutom att verksamheten ska vara anpassad till en digital värld, att den ska vara flexibel till situation och uppgift, agera som ett litet företag, uppmuntra entreprenörskap och vara anpassad till framtida kunder och medarbetare istället för som idag, befintliga kunder och medarbetare. En framgångsrik organisation tillgängliggör vidare verksamhetens know-how för alla som är i behov av den och den interna kommunikationen utgör ett väl fungerande nervssystem där ledning, medarbetare, partners och leverantörer interagerar med varandra i ett kommunikativt och utvecklande växelbruk.

 

                                                                                                                        Not: Organisationens utmaningar

Men förändringar innebära givetvis stora utmaningar för medarbetarna. När tryggheten för organisationens medlemmar inte längre kan bygga på teamet, ledarskapet eller kulturen, utan mer på uppgiften, den egna kompetensen och möjligtvis verksamhetens varumärke. En stor förändring för de allra flesta!

Lösningen
Lösningen på utmaningarna är att skapa strukturer som bygger på olika varianter av nätverksmodeller där människor kan gå in och ur roll och uppgift, allt beroende på vad som ska skapas och hur det bäst låter sig göras. I dessa strukturer förändras också ledarskapet i grunden. Ett ledarskap, som tidigare primärt handlat om att samordna och styra, måste nu fokusera på att tillföra organisationen energi och bli ett kommunikativt nav i verksamheten. Den nya strukturen måste som sagt också vila på en väl förankrad organisationsidé tillika normskapande faktorer som ger verksamhetens en långsiktigt hållbar stabilitet.

En bra kommunikatör tänker inte bara på sig själv; hen tänker också på vad mottagaren tänker på"
Tor Nörretrander, Vetenskapsjournalist 

Det är mycket som står på spel. Lyckas vi inte att transformera oss in i en ny tid så kommer ”hit-rate” vad gäller lyckade genomförda projekt att reduceras samtidigt som många verksamheter kommer att tappa i produktivitet och konkurrenskraft. Lyckas vi så kommer svenska verksamheter återigen klättra på produktivitetstrappan i jämförelse med våra europeiska grannar.

Bra att tänka på
För att lyckas är det givetvis en mängd avväganden och aktiviteter som måste göras på rätt sätt och i rätt ordning. Men några av de viktigare att beakta är:

·         Identifiera, visualisera och förankra verksamhetens existensberättigande, dess ”why”

·         Utforma och beskriv organisationens verksamhetslogik i termer av målgrupp, framgångsfaktorer, kritiska kompetenser och betalmodell

·         Arbeta fram en grundläggande organisationsidé som har förutsättningar att bli bestående och som därför med tiden kommer att programmera kulturen i verksamheten

·         Skapa en övertygande och framtidsorienterad struktur där medarbetarna är involverade och som har förutsättningar att fungera i en digital och automatiserad värld 

·         Säkerställ en sund och bra projekt- och förändringsledning i arbetet med att transformera verksamheten.

  

BiTA Service Management

Vi erbjuder IT-driven verksamhetsutveckling till offentliga och privata verksamheter som vill göra skillnad och samtidigt förbättra sin förmåga att skapa intern effektivitet och leverera kundnytta - vi kallar det för Operativ Excellens.

BiTA är ett kunskapsföretag som har en vision om att förenkla förändring. Med våra kunder skapar vi framtiden i det digitala samhället.

Vi har en unik genomförandemodell då vi jobbar nära dig och utbildar och konsulterar i växelbruk. Vi jagar inte debitering, vi jagar resultat. Därför törs vi utlova ett bestående strukturkapital i ett samarbete med oss.
 
 

STURE JOHANSSON
Strategy & Governance, BiTA
 
 
 
 


Kommentera inlägget

(endast BiTA kan se din epostadress)
Här sker en kontroll av att det är en människa som skickar uppgifterna.

Tidigare blogginlägg