Troligen har vi nu ett överskott av byråkrati och regelkrångel så att det försvårar verksamheters förmåga att växa och utvecklas.
Ichak Adizes pekade redan i början av 2000-talet ut byråkratin som ett reellt hot för västvärldens företag, han konstaterade att; ”Det teknologiska samhället blir alltmer det byråkratiska samhället och ledarskapet dör ut. Vi har blivit välutbildade, etablerade, ovilliga att ta risker, inriktade på trygghet…”
Mycket har hänt sedan Ichak Adizes målade ut byråkratin som ett hot mot västvärlden och Jack Trout, som ett svar på regelkrångel och tröga organisationer, skrev boken The Power Of Simplicity 1998. Men har världen sedan dess blivit mindre byråkratisk?
Byråkrati är den mest etablerade organisationsformen och den styrningsform som visat sig fungera bäst i den industrialiserade världen då den skapar ordning, förutsägbarhet och stabilitet. En positiv byråkrati utgår från kompetens och duglighet vid befordran av ledare, hög decentralisering vid små beslut och centralisering vid stora beslut. Byråkrati kan därmed ha positiva aspekter då för lite byråkrati riskerar att skapa kaos. Men det vi oftast förknippar byråkrati med är regelkrångel och något vi kanske kan kalla för formulärstyrning, samt världsfrånvända ledare som föder rigiditet och nepotism.
Troligen har vi nu fått ett överskott av byråkrati och regelkrångel så att det försvårar verksamheters förmåga att växa och utvecklas. För vilket beslut tar exempelvis företagaren om en anställning är förknippat med omfattande åtaganden, bonden om regelverket omöjliggör vinst, den unga körkortsaspiranten som blir kuggad för tredje gången på grund av osäkerhet vid en fickparkering? Sannolikt är det många företagare som trots behov avstår från att anställa, bonden kanske lägger ner familjegården medan den riktigt envisa körkortsaspiranten tar ett lån för att göra ett sista försök.
Virtuoser på PowerPoint-bilder, men usla på att realisera innehållet
Överskottet på byråkrati inom OECD-länderna beräknas kosta samhället 9 tusen miljarder dollar, allt enligt forskning av Gary Hamel, professor på London Business School. De funktioner som präglas mest av regelkrångel är kundservice, försäljning och produktion. Arbetsområden som är direkt avgörande för att tillväxt ska vara möjligt. Strategi och planering tillhör samtidigt de områden som är minst byråkratiserade. Det är därmed förhållandevis lätt att producera PowerPoint-bilder med idéer och strategier, men betydligt svårare att förverkliga dem.
Många upplever dock, och säger ofta, att allt går snabbare i dag än förr. Men är det sant? Det tog tio år från att riksdagen 1854 tog beslut om att bygga ett stambanenät till dess att banorna mellan Stockholm, Göteborg och Malmö stod klara. Vid den tiden fanns liten eller kanske ingen erfarenhet av järnvägsbyggen i Sverige. I dag skulle bara beslutet om ett större järnvägsbygge inte nå Mark- och miljööverdomstolen inom tio år.
De vanligaste orsakerna till överskott av byråkrati är ofta för många chefer, administratörer och ”beslutslager” i organisationen. Många chefer och individer är samtidigt stressade och hårt belastade och kan därför bidra till att bromsa beslutsfattande såväl som exekvering av tagna beslut. Något som reducerar möjligheterna till entreprenörskap, tillväxt och individuell utveckling. Andra orsaker till överskott av regelkrångel kan vara att tid ägnas åt spelet runt politik, makt och inflytande. Ett spel som sällan resulterar i beslut som är bäst vare sig för verksamhet eller individ.
Sverige är trots allt en av de bättre länderna i Europa på starts-up, men samtidigt bland de sämre i att få företagen att växa. Något som bekräftas i den årliga GEM-rapporten där det framgår att Sverige som entreprenörsland, i jämförelse med andra höginkomstländer, markant ligger under genomsnittet. Dessutom minskar även det kvinnliga entreprenörskapet, troligtvis som en följd av den politiska debatten om vinster i välfärden.
Överskottet på byråkrati bekräftas även i den årligt återkommande Sverigestudien som bland annat mäter vilka egenskaper (eller värderingar) som präglar svenska kommuner. Byråkrati har toppat listan de senaste tre åren. Myndighet, kommun och landsting har till uppgift att skapa mesta möjliga välfärd ur varje skattekrona, men också att främja individuell frihet, utveckling och företagande. Offentlig förvaltning har därför en nyckelroll för att utveckling och effektivisering ska vara möjlig. Det är därför viktigt att kommuner och andra institutioner går före och proaktivt arbetar för att skapa kostnadseffektiva interna processer, men också underlätta för företag och medborgare att utvecklas.
Det är genom innovativa arbetssätt och ny teknik som offentliga och privata aktörer kan skapa processer som underlättar initiativtagande, tillväxt och utveckling. Men för att tillvarata möjligheterna krävs mod och digital mognad. Studien Digital Mognad i Offentlig Förvaltning är intressant då den just handlar om offentliga organisationers förmåga att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering och mäts i två dimensioner, digitalt arv och digital förmåga. Rapporten fastslår att myndigheter, kommuner och landsting saknar de förutsättningar som krävs för att leva upp till regeringens högt ställda mål om att bli bäst i världen på att dra nyttan ur digitalisering. Trots en snabb teknisk utvecklig de senaste tio åren, som rätt hanterad, borde gjort statliga och kommunala verksamheter effektivare, så förefaller utveckling gått sisådär. Intentioner om ett hållbart och rättvist samhälle finns, så också otaliga managementteorier om agila arbetssätt och organisationer, samt varianter på involverande och engagerande ledarskap. Ändå har vi byggt hierarkier, organisatoriska stuprör och formulärstyrning.
”Vi säger till människor ’jag ger dig förtroende’ men samtidigt säger vi att det inte får bli fel och ger dem 2–3 nya rapporter som ska kontrollera detta.” Svante Randlert, föreläsare.
Parallellt med den tekniska utvecklingen har antalet anställda i offentlig förvaltning mellan åren 2010 och 2018 vuxit med 12 procent, allt medan befolkningen i stort inte alls vuxit i samma omfattning. Det behöver inte vara negativt. Men risken finns att den målkonflikt som alltid finns mellan offentlig och privat verksamhet förstärks. Detta då offentlig personal huvudsakligen fokuserar på att göra rätt i relation till ett befintligt regelsystem, medan företagaren för att överleva ofta måste tänka nytt och annorlunda. Det offentliga påverkar därmed förutsättningarna för näringslivets tillväxt såväl som chanserna till individuell utveckling. Blir det ett allt för stort överskott på byråkrati kommer den därför att krypa in på skinnet hos oss alla. Det blir då svårare att realisera drömmen om ett blomstrande företag, jordbruk eller en egen bil.
I en sådan miljö resignerar många med avtagande tilltro till ”systemet” och i värsta fall med psykisk ohälsa samt grader av brottslighet som en indirekt eller direkt konsekvens. Resultatet kan bli ett yrvaket uppvaknande till ett samhälle som vi inte står ut att leva i.
Utveckling är trots allt svår att stoppa
Trots byråkrati och regelkrångel lever vi i ett samhälle som i grunden är förändrat sedan 70-talet, till stor del beroende på globalisering, ny teknik och fri konkurrens. Det har visat sig att en idé vars tid har kommit är mycket svår att stoppa. Igår var det Internet, Iphone och Virtual Reality. Nu är det AI, IoT och Robotar som utvecklas i snabb takt. En utveckling som ger den proaktive kommunen, företagaren eller individen möjligheter. Det är precis som tidigare genom teknik, och möjligtvis förändrade attityder, som vårt samhälle kan lösa dagens utmaningar och skapa tillväxt även i en morgondag. Men då måste vi ha mod att pröva nytt, våga göra fel och skapa ett utvecklande växelbruk mellan offentlig förvaltning och privata aktörer. Hur vi än gör kommer tekniken i slutändan ut som vinnare. Orsaken kanske bäst beskrevs av entreprenören Jan Stenbeck:
- Först har vi en person med en idé.
- Pengar slår idén. Den som har pengar har möjlighet att göra affärer på idén.
- Politik slår pengarna. Politiker kan genom lagstiftning hindra vissa affärsidéer.
- Men – överraskning! – teknologi slår politiken. Genom ny teknik kan gamla politiska regelverk förlora sin verkan.
Fem åtgärder som bidrar till utveckling och tillväxt
- Analysera verksamhetens Governance i syfte att identifiera i vilken omfattning den bidrar till byråkrati och i vilken utsträckning det reducerar onödigt regelkrångel
- Utbilda berörda chefer och medarbetare i syfte att skapa insikt om behov och förutsättningar hos intressenter och digitaliseringens möjligheter
- Identifiera brister i existerande processer och digitala verktyg som begränsar möjligheterna till initiativtagande, proaktivt agerande och produktivitet
- Skapa en tydlig bild av pågående initiativ avseende om dessa är inriktade mot inre effektivitet (internnytta) eller extern effektivitet (kundnytta)
- Säkerställ en balans mellan enkla initiativ möjliga att på kort tid realisera och längre mer genomgripande projekt. Mät och följ upp arbetet och lär av andras lärdomar. Korrigera när det är nödvändigt
STURE JOHANSSON
Strategy & Governance, BiTA
BiTA Service Management
Vi gör din verksamhet konkurrenskraftig i en tid där mycket handlar om effektivisering, digitalisering och att få en vinnande kultur. Vi levererar kunskap om trender och omvärld, beslutsförmåga och genomförandekraft av viktiga projekt.
Det kan handla om att:
- Skapa en vinnande strategi
- Stärka och utveckla din verksamhets roll i värdekedja och omvärld Skapa och förankra ett beslutsunderlag så att alla drar åt samma håll
- Utveckla och implementera Service Management
- Vässa teamets genomförandeförmåga