Internkommunikation är helt central för att effektiva och smarta team ska kunna leva upp till interna och externa förväntningar och krav. Det finns exempelvis studier som pekar på att en verksamhet med god kommunikation presterar 60-70 procent bättre än en verksamhet som inte riktigt lyckas med internkommunikationen.
Allt medan Du går och lägger dig för en välförtjänt sömn pumpar informationen på internet i och runt vår vackra glob. Varje minut sänds bland annat 12 miljoner mail, 167 miljoner tittar på olika inlägg på Tiktok och 44 miljoner på Facebook. Ett av resultaten, förutom att allt som är värt att veta går att hitta på internet, är att utvecklingshastigheten av nya tjänster och produkter går allt snabbare. Det tog 80 år för bilen att nå 80% marknadstäckning, 30 år för TV och den smarta mobilen 10 år för att nå 80% marknadstäckning. Behoven av team med stor anpassningsförmåga, flexibilitet och genomförandeförmåga ökar och därför letar många efter nya sätt att organisera sig och motivera teamen. Med detta ställs nya krav på internkommunikationen som måste vara tillgänglig, demokratisk och begriplig. Vidare att den förmår hålla organisationen välinformerad om mål och strategi, support och verksamhetsstöd, samt att den bidrar till att medarbetaren gör ”walk the talk” av verksamhetens policys och värderingar. Dessutom ska internkommunikationen klargöra uppdrag, mandat och ytterst hur lön och belöning är relaterad till verksamhets prestation såväl som till individens.
I en tid med alla dessa utmaningar borde strävan vara att förenkla, men svaret har blivit ökad komplexitet där exempelvis ramverk som ITIL, SAfe och DevOps staplas på varandra och intranätet svämmar över med information, samtidigt som målstyrning har blivit religion och kommunikatörerna vår tids präster. Visste du exempelvis att myndigheter i Sverige har ca 6000 anställda kommunikatörer som inte gör annat än att…kommunicera. Även om intentionerna är goda främjar givetvis detta inte alltid kommunikationen som ofta blir omfattande, komplex och tidsödande, detta både för avsändare och mottagare. Konsekvensen blir exempelvis att chef och medarbetare inte hinner svara på alla mail än mindre förstå vad där egentligen står.
”Jag hade inga problem med att kommunicera, spelarna gillade bara inte vad jag hade att säga.”
Internkommunikationens uppgift
Internkommunikationen är helt central för att effektivitet ska uppstå och teamen ska kunna leva upp till interna och externa förväntningar och krav. Det finns exempelvis studier som pekar på att en verksamhet med god kommunikation presterar 60-70 procent bättre än en verksamhet som inte riktigt lyckas med internkommunikationen. Inte alls konstigt då kommunikation ändå handlar om att skapa engagemang och förståelse för en företeelse, händelse eller arbetsuppgift.
Det är också en väl etablerad uppfattning att teamen måste bli mer självgående och effektiva för att en verksamhet ska hänga med i utvecklingen. Individ såväl som grupp bör därför få betydligt större egenmakt över uppgift, roll och ansvar. Den tid är sannolikt förbi där man med mer eller mindre hierarki organiserade grupperna med en chef i toppen och medarbetarna i botten. Detta är inte hållbart i en föränderlig tid och vi går därför mot någon form av paradigmskifte då medarbetarna inte ovanligt har störst kunskap om hur en uppgift bäst låter sig genomföras och i vilken ordning den bör utföras, en annan bidragande orsak till paradigmet är att beslutsprocessen måste bli snabbare för att verksamheten ska kunna leva upp till alla förväntningar och utvecklingen i stort.
Ska vi få effektiva och smarta team är motivation en förutsättning. Och det som gör en medarbetare motiverad och därför går från att göra det minsta hen kan komma undan med, till att göra precis allt hen förmår, handlar om verksamhetens förmåga att skapa psykologisk trygghet, vilket i praktiken är att säkerställa att individerna i teamet har rätt kompetens för uppgiften, egen autonomi och en stark känsla av tillhörighet till grupp och verksamhet. Vidare att klargöra vad verksamheten förväntar sig av medarbetaren och vad medarbetaren kan förvänta sig av verksamheten. Att skapa Operativ Excellens och bygga effektiva team handlar följaktligen mycket om psykologi och att kunna sätta sig in i och kommunicera två perspektiv, verksamhetens- och medarbetarens.
”För att hantera komplexitet behöver man framför allt lära sig hantera
ömsesidiga beroenden. Det är som att spela jazz.”
Klara Palmberg Broryd
Chefen får därmed en förändrad roll som handlar om att gå från koordinering och styrning till att skapa motivation och energi i en organisation. En chef måste helt enkelt vara en mycket duktig kommunikatör, en uppgift som därför inte bör delegeras till affärsstödsfunktioner som HR eller verksamhetens avdelning för kommunikation.
Internkommunikation som leder till Operativ Excellens
Ytterst handlar det om att internkommunikationen ska vara meningsfull, begriplig och användbar. För att skapa detta bör man utbilda både chef och medarbetare till att bli goda kommunikatörer, en annan är att reducera komplexitet och mängden information, en tredje att hjälpa mottagaren att prioritera i informationsflödet. Mycket kan också vinnas genom att gå från målstyrning till tillitsbaserad styrning, vilket faktiskt är en förutsättning för att få självstyrande och effektiva team. Och att som sagt, klargöra förväntningar och krav en organisation med dessa individer har på varandra.
Vinnande internkommunikation har många perspektiv att beakta, där några av de viktigare ändå är:
- Budskap som motiverar och chefer med god kommunikativ förmåga
- En organisatorisk idé som har förutsättningar att infria interna och externa behov
- Tydliga och förankrade förväntningar mellan individer och team
- Effektiva team som kännetecknas av psykologisk trygghet
- En genomtänkt och förankrad kommunikationsplan
BiTA Service Management
Vi erbjuder IT-driven verksamhetsutveckling till offentliga och privata verksamheter som vill göra skillnad och samtidigt förbättra sin förmåga att skapa intern effektivitet och leverera kundnytta - vi kallar det för Operativ Excellens.
BiTA är ett kunskapsföretag som har en vision om att förenkla förändring. Med våra kunder skapar vi framtiden i det digitala samhället.
Vi har en unik genomförandemodell då vi jobbar nära dig och utbildar och konsulterar i växelbruk. Vi jagar inte debitering, vi jagar resultat. Därför törs vi utlova ett bestående strukturkapital i ett samarbete med oss.
STURE JOHANSSON
Strategy & Governance, BiTA