Att leda projekt och vara en JA-sägare

2017-01-11
Vi har nog alla varit där, antingen som projektledare, projektdeltagare eller kanske rent utav beställare? I ett projekt som från början ser sådär enkelt ut och "rakt på sak".  Det kanske inte ens behövs någon projektplan? Beställarens beskrivning av vad som skall åstadkommas är ju så tydlig och självklart har vi tillgång till alla nyckelresurser.
 
Styrgrupp? Nej det hade vi nog inte tänkt men självklart kan vi tillsätta en sådan. Det kan ju vara bra att ledningen får insyn i detta statusprojekt också.
 
Behöver jag nämna att budget inte är något problem så länge vi blir klara i tid?
 
Så där står du nu som projektledare, med ett prestigeprojekt utan budgetramar. Ett projektmål som definierats muntligt av beställaren och projektdeltagare som är utsedda av densamma men ännu inte informerade.  Du har dock fått instruktionen att ta kontakt med dessa och bjuda in dem till projektet med hänvisning till beställaren. En styrgrupp har du också blivit tilldelad, framförallt höga chefer som tyvärr inte heller är informerade... än.
 
Efter 4 veckor har du äntligen lyckats få ihop alla kalendrar hos styrgruppsmedlemmarna. Beställaren har meddelat att det nog är bäst om han leder mötet då han är van att arbeta med övriga deltagare. Du accepterar och sedan inleds mötet med en vision och beskrivning av projektet som du inte alls känner igen. Helt plötsligt har lösningen blivit mycket större och verkar även som att resultatet kommer levereras mycket tidigare än vad du sett framför dig. Det verkar dock inte riktigt som att styrgruppen är helt överens om att projektet är på rätt väg utan behöver nog täcka in ytterligare några områden för att få den effekt som verkligen skulle behövas. Det vore även bra om arbetet var klart i god tid så man kunde presentera det på styrelsemötet om 2 månader. SJÄLVKLART säger beställaren innan mötestiden är slut och medlemmarna skingras.
 
Nu står du där igen fast med ett projekt med nytt scope, samma resurser och tidigarelagd leverans. Du har även en halvfärdig lösning som nu verkar få skrotas. Känns det bekant?
 
Delar av detta scenario är vi nog många projektledare som känner igen oss i, oavsett om du jobbar som anställd projektledare i en organisation eller om du är inhyrd som extern projektledare på konsultbasis. Men hur kan vi undvika dessa till synes enkla fallgropar? Den enkla lösning på vissa av problemen ovan är att dokumentera allt och sedan bara säga NEJ när något avviker från den överenskomna planen. Då skyddar du iallafall dig själv och kommer aldrig hållas ansvarig för något misstag. Tyvärr riskerar du att bli kortvarig som ledare för projektet och in kanske någon annan kommer som gärna säger SJÄLVKLART istället.
 
En annan taktik är att dokumentera på en rimlig nivå med fokus på de tre dimensionerna Resultat, Tid och Kostnad. De är starkt sammankopplade och det är mycket svårt att justera en av dem utan att det förändrar de två andra. Framförallt är avvikelser bland dessa viktiga att dokumentera och vilken påverkan det har på övriga dimensioner. Så var därför inte en NEJ-sägare. Säg SJÄLVKLART och beskriv i samma andetag vilken påverkan de ändrade förutsättningarna får för projektets Resultat, Tid och Kostnad.
 
Ett annat effektivt verktyg är att ha en utomstående projektcoach som inte känner till några detaljer inom projektet. Antingen inom den egna organisationen eller externt som kan hjälpa dig att fånga upp avvikelser som du kanske själv är blind inför. En nyckel är att i största möjliga grad beskriva utmaningar på ett generellt plan utan att fokusera på detaljer. På BiTA har vi flera duktiga och erfarna projektcoacher som själva är vana att leda stora och komplexa projekt. Passa också på att besök någon av våra kunskapsfrukostar kring projektledning eller kontakta oss för att få lite stöttning i din roll. På våra kunskapsfrukostar får du chansen att lyssna till aktuella ämnen och byta erfarenheter med andra projektledare med liknande utmaningar som du själv.
 
Du känner väl förresten till Sveriges mest kända Scope Creep?

Kontakta gärna mig om ni har frågor kring projektledning eller vill veta hur BiTA kan stötta er! 
 
Erik Dahl, Managementkonsult och erfaren projektledare
+46 70 - 993 62 31

Kommentera inlägget

(endast BiTA kan se din epostadress)
Här sker en kontroll av att det är en människa som skickar uppgifterna.

Tidigare blogginlägg

OM BiTA

Vi är kunskapsföretaget BiTA. Som kunskapsföretag stödjer vi och tar ansvar för att våra kunder lyckas åstadkomma bestående förändringar. Vi tar oss an våra kunders utmaningar genom att arbeta strukturerat och ändamålsenligt med kompetensutveckling och förändringledning. Vi standardiserar, målgruppsanpassar och utvecklar lösningar som omfattar schemalagda utbildningar, gig, kompetensutvecklingsprogram, interna utbildningar eller det som bäst adresserar kundens behov och situation.

Delivering Change är vårt varumärkeslöfte och vår vision är att förenkla förändring.
NEDLADDNINGAR
Produktblad Whitepapers
NYHETSBREV
FÖLJ OSS
SITEMAP