Ge din data dess rätta värde

2018-10-26
Data i sig har inget värde. Det är först när data kan tolkas, analyseras, förädlas och inte minst hittas, som den kan bli värdefull för att driva organisationen och verksamheten framåt. En strategi för lagring och hantering av data är nödvändig för att kunna skapa värde.
 
De flesta företag lider av ett djupt rotat samlarbeteende. Det läggs stor energi på att skapa protokoll, mötesanteckningar, undersökningar och arbetsmaterial – som sedan hamnar i outgrundliga filstrukturer, så svåröverskådliga att endast den som skapat materialet kan hitta det. Gammalt arkivmaterial ligger sida vid sida med aktuella dokument och mängden data i sig gör det svårt att se träden, eftersom det är en digital skog i vägen. De flesta som rannsakar sig själva kan antagligen översätta företagets samlarbeteende till den privata sfären; hur ser det egentligen ut med dina vackra semesterbilder från 2010 och de hundratals osorterade bilderna på barnen eller barnbarnen?
 
Strukturera er ostrukturerade data
Ett strategiskt grundarbete är nödvändigt för att kunna skapa värde från den ostrukturerade data ni skapar. Det som är extra utmanande i sammanhanget är att det oftast är den ostrukturerade datan som är svårast att strukturera. Med ostrukturerade data menas data som saknar en datamodell och som inte lagras på ett fördefinierat sätt – tänk: det som vi skriver. Den strukturerade datan – tänk för enkelhetens skull innehåll i exempelvis CRM- eller lönesystem – är de flesta organisationer förhållandevis bra på att ta hand om och hantera.
 
Börja att hantera det svårhanterliga
Strategin för dokumenthantering bör vara holistisk, i meningen att den tar hänsyn till organisationens arbetssätt, åtkomsträttigheter, vad som lagras och hur länge. På en taktisk nivå är en god början att skapa enhetliga gränssnitt för er data. Om det handlar om en filserver, Sharepoint eller ett dokumenthanteringssystem är mindre viktigt. Nyckeln är att alla berörda vet att det finns ett sätt att komma åt datan och inte behöver lägga kraft på vilket system som ligger bakom, eller om dokument X ligger på filserver Y eller Z.
 
En annan viktig del är presentationen av data. Om vi tar filservern som exempel, på en taktisk nivå, handlar det om till exempel mappstrukturer och en logisk representation baserad på linjeorganisation eller funktioner. I exemplet med dokumenthanteringssystem ges ofta möjlighet till mer tvärfunktionella strukturer genom att arbeta med märkning och klassificering av data. Om vi gör ett strukturerat och planerat arbete kring presentation av data kommer vi också få hjälp med viktiga säkerhetsaspekter som åtkomst till och bevarande av data.
 
Minska antalet träd i skogen
Genom att blanda inaktuella data med aktuella riskerar vi att tappa bort oss bland de mängder dokument vi genererar i organisationen. Vilket Word-dokument av de tio vi har framför oss är egentligen det aktuella? Återigen är strategin för dokumenthanteringen avgörande – vad behöver vi spara, hur arkiverar och versionshanterar vi. De tekniska möjligheterna är i det närmaste oändliga och det mesta går att automatisera, så länge strategin och målen för dokumenthanteringen får styra – snarare än de tekniska möjligheterna.
 
Värdet i din data
När vi har grundstenarna på plats – gränssnitt, presentation och aktualitet – kan vi lyfta blicken och fundera kring innehållet. Vad kan och bör vi skapa för innehåll och vilket värde ger det oss? Ett första steg är att verksamheten tar ägandeskapet över dokument- och lagringsstrategier. Och inte ser det som IT-avdelningens utmaning, som kan lösas genom att köpa mer lagring till filservern.
 
Om du behöver hjälp att utveckla din strategi för dokument- och informationshantering finns vi på BiTA såklart till din hjälp. Oavsett om ni står inför utmaningar med GDPR, moln-migreringar eller business as usual så är antagligen er ostrukturerade data bland det viktigaste att skapa en struktur och strategi för.
 
Mats Leonéus
Managementkonsult på BiTA med spetskompetens inom informationshantering
 
 
 
 
 
 
 

FAKTARUTA - Välkommen till zettabyte-eran!
Redan 2016 uppskattade IT-företaget Cisco att den globala nätverkstrafiken nådde 1,2 zettabyte. Det motsvarar ungefär innehållet på 255 miljarder DVD-skivor. Och mängden data vi skapar och lagrar ökar lavinartat. När vi når år 2025 kommer mänskligheten, enligt analysföretaget IDC, att ha lagrat 163 zettabyte data.

Uppskattningar pekar på att runt 80 procent av den data som är av värde för verksamheten existerar i ostrukturerad form.

 


Kommentera inlägget

(endast BiTA kan se din epostadress)
Här sker en kontroll av att det är en människa som skickar uppgifterna.

Tidigare blogginlägg

OM BiTA

Vi är kunskapsföretaget BiTA. Som kunskapsföretag stödjer vi och tar ansvar för att våra kunder lyckas åstadkomma bestående förändringar. Vi tar oss an våra kunders utmaningar genom att arbeta strukturerat och ändamålsenligt med kompetensutveckling och förändringledning. Vi standardiserar, målgruppsanpassar och utvecklar lösningar som omfattar schemalagda utbildningar, gig, kompetensutvecklingsprogram, interna utbildningar eller det som bäst adresserar kundens behov och situation.

Delivering Change är vårt varumärkeslöfte och vår vision är att förenkla förändring.
NEDLADDNINGAR
Produktblad Whitepapers
NYHETSBREV
FÖLJ OSS
SITEMAP