Varför håller ni på med förvaltning och förvaltningsrelaterade modeller och funktioner?
När vi ställer den frågan till företag och andra organisationer så får vi för det mesta inget tydligt svar. Man har olika idéer om detta, ofta direkt beroende på var i organisationen man befinner sig och vilken roll man har. Det är förstås inte en bra förutsättning för att arbeta med frågor runt det som i dagligt tal benämns förvaltning. Vanliga anledningar jag hör, men som sällan är samstämmiga, är:
- Få kontroll på våra IT-kostnader – "Vad får vi egentligen för pengarna?”
- Skapa bättre samverkan mellan verksamhet och IT
- Ge verksamheten det stöd från IT som de förväntar sig – ”IT säger alltid nej till allt!”
- Ge verksamheten bra kanaler för att prata behov med IT och vice versa
- Hantera de ständigt ökande utvecklings- och förvaltningskostnaderna
- Minska förvaltningskostnaderna
- Få bättre kontroll på prioriteringen av alla de IT-ansträngningar som görs - "IT-investeringar ger oss inte tillräcklig mycket nytta"
Dagens tänk runt förvaltning anser jag är ganska föråldrat och begränsat i sitt synsätt på IT, relationen till övriga verksamheten och möjligheterna med modern teknik och digitaliseringens frammarsch. Den tar t ex inte hänsyn till hur snabbt den moderna IT-världen förändras och de krav som kommer att ställas på organisationer vad gäller förändring, flexibilitet och anpassningsbarhet. Ofta resoneras kring förvaltning som att det är något nödvändigt ont för att ett system ska ”hållas vid liv”, när det egentligen är så att det är först i förvaltningen som nyttorealiseringen sker. Utvecklingsarbetet är givetvis en förutsättning, men värdet för verksamheten uppstår i förvaltningen. Det syns om inte annat tydligt i t.ex. E-delegationens förändringsperspektiv…, se bilden nedan.
Förvaltning idag tenderar dessutom att alltid vara kopplat till någon typ av modell. Det gör tyvärr förutsättningarna och arbetet snävt, instrumentellt och komplicerat.
Tvärtom vad avsikten oftast är, upplever många organisationer som inför en ny förvaltningsmodell att nyttan är begränsad. Typiska saker vi ser är orsaker till detta:
- Mål och syfte är ofta otydliga för organisationen och dess medarbetare
- Arbetet är byråkratiskt, trögt, komplext, förenklar inte, skapar inte förväntad nytta, ger möjligen förbättrad dialog
- Bygger ofta nya styrningsperspektiv vilket ökar förvirringen och begränsar möjligheterna till effektiv styrning av resurser och nytta
- Bygger sällan på nyttorealisering som kärnvärde
- Är modellbaserat, där få alternativ finns
- Inte genomarbetat och anpassat till den egna verksamheten annat än ibland med viss anpassning på pappret
- Förmåga, kompetens och tid till genomförande finns sällan, blir ofta till största delen en pappersprodukt.
Nyttoperspektivet tenderar olyckligtvis att hamna i skymundan när förvaltningsfrågor diskuteras. Härifrån väljer jag därför att delvis använda begreppet nyttorealisering i stället för förvaltning. Det beskriver på ett mycket bättre sätt vad som egentligen är syftet med arbetet, det skapar och tydliggör vad målet egentligen är, och sätter fokus på rätt saker i arbetet med att digitalisera organisationer och på det sätt vi använder och nyttjar modern IT-teknik.
Förutom de utmaningarna som är beskrivna ovan anser jag att arbetet med det vi idag ofta kallar IT-förvaltning väsentligt kommer att förändras under de kommande åren. Det finns ett antal tydliga trender som kommer att få genomgående konsekvenser då det gäller synen på och sättet som vi framöver behöver arbeta med nyttorealisering. De fyra trender som jag syftar på är följande:
- Långsiktigt –> kortsiktigt
Kraven på snabba förändringar måste också påverka vårt sätt att arbeta med nyttorealisering av IT-stödet och nytta måste skapas mer kontinuerligt under hela livscykeln, där livscykeln förskjuts allt mer mot design och snabb utveckling.
- Strukturellt –> flexibelt
IT har alltid hävdat sig att vara strukturellt, välgenomtänkt, men också komplicerat och något som kräver stora överväganden i beslut och förändring. Ett flexiblare och öppnare tankesätt när det gäller att dela kompetens, plattformar och IT-teknik kommer att krävas de kommande åren. - Tryggt –> innovativt
Att leverera IT-tjänster handlar om att skapa hög användbarhet m h a IT, men det handlar också om att garantera funktion. Under många år har vi strävat efter att öka tillgänglighet, kapacitet och tillförlitlighet bl a genom outsourcing och specialisering. Denna trend kommer att fortsätta men kompletteras med en mycket större innovationskraft som företag och organisationer måste bygga upp och äga själva. - Komplext –> enkelt
Idag byggs ständigt nya strukturer och former för styrning och kontroll av IT. Vi komplicerar det alldeles för mycket och många gånger utan att ens förstå det. Det finns inga organisationsdelar som har älskat att skapa och knyta till sig nya modeller och tankesätt så som IT har gjort under åren.
Vi kan se fyra huvudområden som man bör adressera för att skapa bättre förutsättningar för att nyttorealisera med hjälp av IT. Dessa fyra områden är:
- Minimera antalet modeller, börja tänka själva istället
- Sluta bygga nya strukturer, förändra de som finns istället
- Öka förmågan att förändras och komma i mål med beslut och planer
- Tydliggör mål, styrning av IT och fatta besluten så nära verksamheten som möjligt
Det är det vi kallar nyttorealisering och Förvaltning 3.0.
Om du behöver hjälp att utveckla ditt förvaltningsarbete eller stöttning för att realisera nyttan med tjänster och produkter finns vi på BiTA såklart till din hjälp.